Questions-réponses (FAQ) pour les formateurs

Qui peut engager un-e apprenti-e?

Employé-e de commerce​ CFC - durée de l'apprentissage 3 ans​​​​​

  • ​un-e employé-e de commerce qualifié-e avec 2 ans d'expérience;
  • ou une personne qualifiée dans un domaine apparenté avec 3 ans d'expérience dans le domaine commercial;
  • ou une personne avec une expérience commerciale reconnue et qui a déjà formé avec succès des personnes en formation;
  • ou les personnes disposant d'une expérience professionnelle commerciale et de l'un des diplômes suivants: diplôme universitaire ou délivré par une haute école, diplôme sanctionnant une filière de formation supérieure en emploi d'une durée de deux ans au moins, brevet ou diplôme fédéral.

Assistant-e de bureau AFP - durée de l'apprentissage 2 ans

  • un-e employé-e de commerce titulaire d'un CFC et justifiant d'au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la formation;
  • une personne de professions apparentées titulaires d'un CFC et justifiant des connaissances professionnelles requises aux assistants de bureau AFP et d'au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la formation;
  • les personnes titulaires d'un titre équivalent au niveau de la formation professionnelle supérieure (degré tertiaire);
  • les personnes titulaires d'un diplôme équivalent à celui d'une gaute école (degré tertiaire) et justifiant d'au moins 2 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la formation.

Quelle formation spécifique doit suivre un-e formateur-trice en entreprise?
Le cours pour formateur-trice en entreprise (CFFE) obligatoire, d'une durée de 40 heures. Inscription auprès du CEP

Quelles sont les tâches confiées à un apprenti-e?
Employé-e de commerce​ CFC
L'employé-e de commerce effectue des tâches administratives au sein d'une société privée ou d'un service public. Sa fonction varie selon le champ d'activités de son employeur et la nature de son poste. Elle/il peut s'occuper de la correspondance commerciale (distribution, rédaction, envoi), de la comptabilité (saisie des écritures, vérification des paiements), des commandes (réception, facturation), de l'accueil des clients, de la gestion d'un secrétariat, et ceci selon le plan de formation.

Correspondance et commande
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier aux différents collaborateurs; prendre en charge les envois
  postaux;
- Contrôler, classer et archiver les différents documents: lettres, fichiers, commandes, rapports;
  les scanner pour les transférer ou les gérer électroniquement;
- Rédiger des dossiers, des rapports, des procès-verbaux, de la correspondance, sur la base de notes,
  d'enregistrement ou sous dictée, parfois dans une langue étrangère;
- Répondre au courrier (demande d'informations, d'emploi, appel d'offres, confirmation de commande,
  etc.).

Comptabilité
- Saisir les factures après les avoir contrôlées, passer les montants en compte et tenir à jour la
  comptabilité;
- Etablir les documents liés à la réception d'une commande (facture incluant le calcul de la TVA et les
  frais d'envoi, bulletin de livraison, formulaire pour la douane, etc.).
- Vérifier régulièrement les comptes (montants payés et encaissés) à l'aide des pièces comptables et
  des logiciels de gestion;
- Envoyer les rappels de paiement et si nécessaire, lancer une procédure de recouvrement pour
  factures impayées.​​​

Secrétariat
- Gérer l'agenda des réunions de travail et des lieux de rendez-vous;
- Actualiser les différentes bases de données (clients, commandes, fournisseurs, etc.);
- Recevoir les clients ou le public, répondre au téléphone et assurer le service de la messagerie
  électronique.

Cours professionnels: 1 à 2 jours/semaine
Cours interentreprises: 10 jours sur 3 ans
Recommandation salariale

Assistant-e de bureau AFP
L'assistant-e de bureau exécute pour l'essentiel des tâches administratives simples et standardisées. Elle/il maîtrise divers outils et instruments de bureautique liés aux technologies de la communication. Elle/il pense et agit en termes de prestations de service. Ses aptitudes sont essentiellement pratiques liées aux tâches commerciales de base.

L'assistant-e de bureau possède les compétences suivantes:
Compétences professionnelles
1. Communication dans l'entreprise et contact avec la clientèle (Entreprise et cours interentreprises)
2. Elaboration de documents (Entreprise et cours interentreprises)
3. Activités dans le cadre de processus de travail (Entreprise et cours interentreprises)
4. Planification des délais (Entreprise et cours interentreprises)
5. Utilisation des équipements de bureau (Entreprise et cours interentreprises)
6. Traitement des informations (Entreprise et cours interentreprises)
7. Connaissance du contexte économique et social (Ecole professionnelle)
8. Maîtrise de la langue principale et des différentes formes de communication (Ecole professionnelle)
Compétences méthodologiques
2.1 Travail efficace et systématique (Tous les lieux de formation)
2.2 Approche et action interdisciplinaires (Tous les lieux de formation)
2.3 Aptitude à la négociation et au conseil (Tous les lieux de formation)
2.4 Présentation efficace (Tous les lieux de formation)
Compétences sociales et personnelles
3.1 Disposition à la performance (Tous les lieux de formation)
3.2 Capacité à communiquer (Tous les lieux de formation)
3.3 Aptitude au travail en équipe (Tous les lieux de formation)
3.4 Civilité (Tous les lieux de formation)
3.5 Aptitude à l'appentissage (Tous les lieux de formation)
3.6 Conscience écologique (Tous les lieux de formation)

Les activités des assistant-es de bureau varient en fonction de l'entreprise qui les emploie. Dans les petites équipes la polyvalence est appréciée. Dans les grandes entités, la variété de leurs tâches peut être restreinte. Ils collaborent essentiellement avec des employé-es de commerce qui supervisent certaines tâches confiées.
Ils/elles accueillent les personnes à la réception, répondent au téléphone, photocopient, scannent, classent et distribuent des documents, selon les instructions du ou de la responsable.

Cours professionnels: 1 à 2 jours/semaine
Cours interentreprises: 5 jours sur 2 ans
Recommandation salariale

Combien d'apprenti-es peut former un formateur-trice en entreprise?
Employé-e de commerce
Un-e apprenti-e pour un-e employé-e de commerce qualifié-e. Une deuxième personne peut commencer son apprentissage dès que la première personne en formation commence sa dernière année d'apprentissage.

Assistant-e de bureau
Un-e apprenti-e peut être en formation si un formateur qualifié à cette fin est occupé à 100%, ou deux formateurs qualifiés à cette fin sont occupés chacun au moins à 60%, ceci après avoir obtenu l'autorisation de former du canton (DGEP).

Profils B et E?
Employé-e de commerce
Comparaison des compétences acquises: les employé-es de commerce ayant terminé la formation de base disposent de meilleures connaissances et aptitudes dans le domaine ICA, surtout en ce qui concerne l'utilisation de l'informatique. Ils atteignent à peu près les mêmes compétences dans le domaine de la première langue nationale. Les employé-es de commerce du profil E disposent d'un plus grand savoir théorique dans le domaine économie et société. Ils sont à l'aise dans deux langues étrangères, alors que les connaissances de base se limitent à une seule langue étrangère pour le profil B.

Situations de travail et d'apprentissage (STA) et contrôle compétences CC-CI
Employés de commerce
STA
Discuter sur le travail fourni, le comportement, l'intégration de l'apprenti-e. Il faut réaliser 2 STA par année sur le lieu de formation.
CC-CI
Discuter et contrôler l'oeuvre sur la plate-forme Konvink. L'apprenti-e réalise 2 CC-CI sur le lieu de formation, soit en 1ère année et en 2ème année.

Diagramme de compétences
Assistant-e de bureau
Le diagramme de compétences est l'instrument destiné à évaluer le comportement et les performances de la personne en formation au sein de l'entreprise (CC entreprise) et dans le cadre des cours interentreprises (CC-CI). Il se compose des deux parties suivantes: contrôle de compétences de l'entreprise (CC entreprise), évaluation des compétences dans l'entreprise par le formateur à l'aide du diagramme de compétences. Contrôle de compétences des cours interentreprises (CC-CI), évaluation du E-Portfolio de l'apprenti-e par le responsable des CI.
Le diagramme de compétences fonctionne en tant que contrôle de compétences.

A quoi servent les cours interentreprises et pourquoi sont-ils à la charge du formateur en entreprise?

Les cours interentreprises n'étaient pas présents dans les anciens règlements d'apprentissage de bureau et de commerce; il s'agissait d'une exception historique. En effet, toutes les autres formations dans les métiers de l'artisanat, de l'industrie et de la vente bénéficient de tels cours d'introduction depuis des décennies. Leur objectif principal est d'assurer une formation répondant à l'entier des exigences des ordonnances de formation alors que la plupart des entreprises, afin d'être concurrentielles, sont spécialisées dans une partie seulement des activités liées à la formation.

Selon la nouvelle Loi fédérale sur la formation professionnelle, de décembre 2002, les cours interentreprises sont sous la responsabilité des associations professionnelles. Ils sont donc financés soit par ces dernières, soit directement par les entreprises, soit par les fonds de formation professionnelle cantonaux, appelé FONPRO dans le canton de Vaud (www.fonpro.ch). Ces cours (toujours selon les bases légales) ne pouvant faire l'objet d'un profit financier pour l'organisateur, bénéficient de subventions de l'Etat, afin d'en diminuer systématiquement le coût pour l'entreprise. Seuls les frais liés aux déplacements et aux repas des CI, ainsi que le DFP (brochure de l'apprenti-e) sont à la charge de l'employeur.

Par ailleurs, depuis le 01.08.2009, l'entreprise formatrice est tenue de verser une somme forfaitaire annuelle de CHF. 960.--, soit CHF 80.--/mois, à titre de participation aux ''frais professionnels'' (art. 14 LVLFPr.). 

Les cours interentreprises sont-ils obligatoires?

Les cours interentreprises sont des cours obligatoires qui durent de quelques jours à quelques semaines selon les métiers et complètent la formation professionnelle initiale. L'entreprise doit libérer l'apprenti pour qu'il puisse suivre les cours interentreprises et ceci sans retenue de salaire, ni de jours de vacances ou de congé. 
Les frais y relatifs (matériel, repas, déplacements, etc.) sont à la charge de l'entreprise. Les cours sont organisés par l'association professionnelle de la branche qui convoque l'apprenti au CI avec copie à l'entreprise.

Qu'est-ce que la taxonomie?

La taxonomie, par exemple celle de Bloom, est un modèle pédagogique proposant une classification des niveaux d'acquisition des connaissances. La taxonomie organise l'information de façon hiérarchique, de la simple restitution de faits jusqu'à la manipulation complexe des concepts, qui est souvent mise en œuvre par les facultés cognitives dites supérieures. L'usage de taxonomies se retrouve entre autres dans la pédagogie par objectifs, ou dans les propositions du mouvement de l'éducation nouvelle.
La taxonomie des objectifs éducationnels selon Bloom peut être résumée en six niveaux hiérarchiques. € chaque niveau correspondent des opérations typiques. En général, plus une personne est capable d'en effectuer, plus elle «navigue» parmi les niveaux:

  1. Connaissance: arranger, définir, dupliquer, étiqueter, lister, mémoriser, nommer, ordonner, identifier, relier, rappeler, répéter, reproduire.
  2. Compréhension : classifier, décrire, discuter, expliquer, exprimer, identifier, indiquer, situer, reconnaître, rapporter, reformuler, réviser, choisir, traduire.
  3. Application : appliquer, choisir, démontrer, employer, illustrer, interpréter, opérer, pratiquer, planifier, schématiser, résoudre, utiliser, écrire.
  4. Analyse : analyser, estimer, calculer, catégoriser, comparer, contraster, critiquer, différencier, discriminer, distinguer, examiner, expérimenter, questionner, tester, cerner.
  5. Synthèse : arranger, assembler, collecter, composer, construire, créer, concevoir, développer, formuler, gérer, organiser, planifier, préparer, proposer, installer, écrire.
  6. ‰valuation : arranger, argumenter, évaluer, rattacher, choisir, comparer, justifier, estimer, juger, prédire, chiffrer, élaguer, sélectionner, supporter.

Pourquoi évaluer formellement un-e apprenti-e sur le lieu de travail?

La pratique professionnelle est la partie fondamentale de l'apprentissage. Il est donc indispensable que la formation en entreprise soit considérée à sa juste valeur, et c'est pour cela qu'elle compte pour moitié et à part entière pour l'obtention du CFC.

Il s'agit bien d'évaluer le travail de production de l'apprenti-e dans le cadre habituel des activités de l'entreprise. L'évaluation n'est donc pas une activité professionnelle supplémentaire; elle permet de faire le point régulièrement sur l'acquisition des compétences et d'organiser en conséquence le travail de la personne en formation.

L'évaluation de l'apprenti-e en entreprise prend-elle trop de temps au formateur en entreprise?

Lorsque l'on arrive pour la première fois dans une ville, on prend du temps pour trouver ses points de repères, on ne connaît ni les raccourcis ni les astuces pour prendre le trajet le plus court. Il en va de même avec toute nouvelle activité de formation. L'encadrement d'un-e premier-ère apprenti-e prend un certain temps: il faut s'approprier la démarche, se repérer dans le dossier de formation et des prestations (DFP), superviser la mise en route des "oeuvres" dans le cadre des contrôles de compétences (CC-CI) effectués au cours des CI  et les situations d'apprentissage (STA) choisies. Ces "points de repères" permettront au formateur en entreprise de guider beaucoup plus rapidement ses futur-es apprenti-es sur des chemins connus. De plus, tout l'aspect administratif de cet encadrement est facilité par des outils modernes (gestion de l'évaluation via Internet) et une plateforme numérique appelée KONVINK.

Les formateurs en entreprise et les apprenti-es peuvent-ils obtenir un appui?

Les cours interentreprises de la première année d'apprentissage ont pour objectif d'aider l'apprenti-e à structurer son parcours de formation. Il/elle y apprendra à utiliser son dossier de formation et des prestations (DFP) et à maîtriser les outils à disposition pour l'évaluation notamment la plateforme numérique appelée KONVINK

S'agissant  des formateurs en entreprise qui voudraient se perfectionner dans le suivi pratique, notamment s'agissant des CC-CI et des STA, de leurs apprentis, ceux-ci peuvent s'inscrire à des cours organisés directement par la CIFC-VD. Vous trouverez de plus amples renseignements sur la page d'accueil du présent site. Ceux-ci ne sont pas obligatoire mais vivement recommandés.

Informations complémentaires